HSE manager e RSPP: obblighi formativi e ispettivi dopo l'Accordo 2025 e la Circolare INL 1/2026

Per chi fa il mestiere di RSPP esterno, HSE manager interno o responsabile formazione in un ente accreditato, il 2026 è l'anno in cui due cose convergono: la scadenza del periodo transitorio dell'Accordo Stato-Regioni il 24 maggio, e l'entrata in vigore operativa della Circolare INL 1/2026 con il D.L. 159/2025. Il risultato netto è che il modo in cui si gestisce, eroga e documenta la formazione obbligatoria cambia in modo sostanziale, e le ispezioni cambiano insieme.

Questa guida è scritta per chi gestisce la formazione di altri: consulenti HSE che servono dieci aziende, RSPP esterni con un portafoglio di clienti, HSE manager interni che devono dimostrare al collegio sindacale che la formazione c'è ed è efficace. Copre il quadro normativo aggiornato, le differenze operative tra HSE manager e RSPP, gli obblighi formativi delle figure, come prepararsi a un'ispezione INL del 2026, e gli strumenti operativi per gestire più aziende clienti senza mescolare i dati.

Qual è la differenza concreta tra HSE manager e RSPP in Italia?

L'RSPP è una figura prevista esplicitamente dal D.Lgs. 81/2008 con requisiti formativi e nomina formale; l'HSE manager è una figura aziendale-gestionale con responsabilità più ampie su salute, sicurezza e ambiente, non normata da una specifica legge italiana. In molte aziende le due figure coincidono nella stessa persona, in altre coesistono con ruoli complementari.

L'RSPP (Responsabile del Servizio di Prevenzione e Protezione, art. 32 D.Lgs. 81/2008) ha quattro caratteristiche normative:

• Designazione formale obbligatoria da parte del datore di lavoro.
• Requisiti formativi prescritti per legge (DM 6 marzo 2013): modulo A 28 ore, modulo B settoriale 12-68 ore, modulo C 24 ore.
• Aggiornamento quinquennale di 40 ore.
• Responsabilità per l'individuazione dei fattori di rischio, la stesura del documento di valutazione dei rischi, la collaborazione con il medico competente.

L'HSE manager è una figura gestionale che presidia un sistema integrato di Health, Safety, Environment (a volte anche Quality). Tipicamente:

• Coordina più funzioni: sicurezza, ambiente, sostenibilità, a volte qualità ISO 9001.
• Lavora su sistemi di gestione (ISO 45001, ISO 14001) e indicatori di performance.
• Riferisce direttamente alla direzione o al CdA, non al datore di lavoro come ente.
• Non ha una formazione legale prescritta: dipende dal CCNL e dalla policy aziendale.

In pratica: un'azienda media italiana di 100-500 dipendenti spesso ha un RSPP esterno e un HSE manager interno. Le due figure dialogano: l'RSPP fa la parte tecnica della prevenzione, l'HSE manager guida l'integrazione del sistema di gestione e risponde dei KPI di settore. In aziende più piccole o in cantieri, RSPP e HSE manager coincidono nella stessa persona.

Cosa cambia con la Circolare INL 1/2026 per il lavoro quotidiano di RSPP e HSE?

La Circolare INL 1/2026, emessa il 23 febbraio 2026 a chiarimento del D.L. 159/2025, ha riorientato i controlli ispettivi dalla verifica documentale alla verifica sostanziale: agli ispettori interessa che il lavoratore conosca effettivamente le procedure di sicurezza, non solo che ci sia un attestato.

Per RSPP e HSE manager significa tre cambiamenti operativi concreti.

Primo, il fascicolo formativo cartaceo non basta. Anche se è conservato per i 10 anni richiesti dall'Accordo 2025, l'ispettore può chiedere al lavoratore di spiegare a voce una procedura per cui risulta formato. Se la risposta non è coerente con quello che dice l'attestato, l'azienda è considerata in violazione del DLgs 81/2008, anche con attestato formalmente valido.

Secondo, la verifica di efficacia diventa una richiesta esplicita in audit. Il datore di lavoro deve poter dimostrare di aver misurato non solo l'apprendimento al test, ma anche la persistenza a 6-12 mesi. Per il RSPP esterno questo significa che il proprio servizio non si chiude più all'erogazione del corso: include una campagna di follow-up programmata, archiviata e dimostrabile. La guida dedicata alla verifica di efficacia formativa approfondisce le quattro modalità ammesse.

Terzo, l'interscambio dati tra MinLav, INL e INAIL diventa real-time. Il Piano SSL 2026 ha attivato l'interscambio delle banche dati: ogni informazione su infortuni, verbali di ispezione, formazione erogata, flussi occupazionali viene condivisa fra gli enti in tempo reale. Significa che l'ispettore può arrivare sul cantiere già sapendo nome, cognome, attestati e infortuni di ogni lavoratore. La preparazione del fascicolo "all'ultimo minuto" non è più una strategia.

Quali obblighi formativi specifici ha un RSPP dopo l'Accordo 2025?

Il RSPP nominato esternamente segue il DM 6 marzo 2013 con aggiornamento quinquennale di 40 ore; il RSPP datore di lavoro (DLSPP) ha durate variabili per livello di rischio (16-48 ore), con aggiornamento quinquennale di 6-14 ore a seconda del rischio.

L'Accordo 2025 non ha cambiato queste durate, ma ha imposto la verifica finale strutturata (almeno 30 domande, soglia 70%) anche su questi corsi. Significa che un aggiornamento RSPP di 40 ore non si chiude più con una "verifica leggera" o un questionario di gradimento: serve un test scritto che rispetti i parametri dell'art. 7, oppure un colloquio orale verbalizzato, oppure una simulazione.

Per i moduli settoriali B, la durata e i contenuti specifici dipendono dal codice ATECO dell'azienda di riferimento. L'aggiornamento 2025 dei codici ATECO ha portato a una revisione delle macrocategorie di rischio che ogni RSPP esterno con portafoglio multi-cliente deve avere ben presente prima di pianificare i corsi.

Come si prepara un'azienda a un'ispezione INL del 2026?

La preparazione a un'ispezione INL del 2026 si gioca su quattro fronti: fascicolo formativo decennale completo e verificabile, evidenze documentate della verifica di efficacia, coerenza tra attestati e competenze effettive dei lavoratori, tracciabilità digitale delle attività formative.

Checklist operativa pre-ispezione

Per ogni lavoratore presente in azienda o sul cantiere alla data dell'ispezione, deve essere disponibile in massimo 30 minuti:

• Documento progettuale del corso che ha frequentato (obiettivi, programma, contenuti, criteri valutativi).
• Registro presenze firmato per ogni modulo.
• Test/prova finale con risposte date dal lavoratore e calcolo della soglia 70%.
• Verbale di verifica firmato dal formatore, con esito e (se colloquio) argomenti trattati.
• Attestato con codice univoco verificabile.
• Evidenze di verifica efficacia se sono trascorsi più di 6 mesi: questionario follow-up compilato, check-list di osservazione del preposto, eventuali piani di re-formazione.

Il punto debole tipico in questa lista è l'ultimo. Il 90% delle aziende ispezionate nel primo semestre 2026 aveva il fascicolo iniziale completo ma non aveva tracciato la verifica di efficacia. Per il RSPP esterno o l'HSE manager, presentare quel pezzo è la differenza tra un'ispezione che si chiude con un richiamo e una che si chiude con una contravvenzione.

Cosa l'ispettore può chiedere al lavoratore

Sulla base della Circolare INL 1/2026, le richieste tipiche durante un'ispezione sono di tre tipi:

• Spiegazione verbale di una procedura: "Spiegami cosa fai se senti l'allarme antincendio in questo turno".
• Dimostrazione pratica: "Indossami correttamente l'imbracatura anticaduta".
• Riconoscimento situazionale: "Guarda questa foto del tuo posto di lavoro: ci sono rischi che vedi?".

Se la risposta del lavoratore è chiaramente non coerente con i contenuti dell'attestato (es. attestato per "rischio alto" ma il lavoratore non sa indicare il proprio percorso di evacuazione), l'ispettore può contestare la formazione anche se il fascicolo cartaceo è formalmente in regola.

Come si gestisce la formazione di più aziende clienti come consulente HSE?

Per un consulente HSE o un RSPP esterno con un portafoglio di 10-50 aziende clienti, l'unica soluzione operativa scalabile è una piattaforma multi-cliente con isolamento dei dati per azienda, portale dedicato per il committente, esportazione di rapporti separati e tracciabilità decennale.

Le esigenze tipiche di un consulente HSE multi-cliente:

Saperia gestisce nativamente questo modello operativo. Un'unica organizzazione consulenziale (la società di consulenza HSE, l'RSPP esterno) può gestire decine di aziende clienti. Ogni azienda ha:

• Un proprio portale committente dove il manager aziendale vede solo i propri lavoratori, i propri corsi, i propri rapporti.
• Una segmentazione dei corsi in assignment (corso × cliente × periodo): lo stesso template di corso può essere applicato a clienti diversi con date e parametri propri.
• Esportazione separata dei sette rapporti di efficacia per ogni assignment.
• Audit log dedicato per ogni lavoratore, indipendente dagli altri clienti.

A livello tecnico, l'isolamento dei dati è implementato con Row Level Security su PostgreSQL: ogni query al database è automaticamente filtrata per l'organizzazione corretta, è impossibile per design che un client manager veda dati di un'altra azienda.

Quali sono i sette rapporti di efficacia che vanno conservati per 10 anni?

Saperia esporta nativamente sette tipologie di rapporto di compliance per ogni assignment, in formato HTML stampabile in PDF e CSV per audit: panoramica corso, profilo di competenza per singolo lavoratore, trascrizione completa della valutazione, certificato di verifica linguistica, rapporto di efficacia comparativo pre/post/follow-up, log delle attività, pack completo ZIP.

Sono progettati per coprire le richieste documentali tipiche di una ispezione INL e di un audit ISO 45001. Hanno codici univoci verificabili, sono firmati digitalmente con marca temporale, e sono direttamente archiviabili nel sistema documentale aziendale del committente.

Per RSPP esterni e HSE manager che gestiscono molti clienti, l'export del pack ZIP a fine progetto è la consegna documentale standard: si dà al committente un archivio completo che chiude formalmente la fornitura e che il committente può presentare in audit autonomamente.

Cosa fare entro il 24 maggio 2026 se sei RSPP o HSE manager?

La checklist sintetica per arrivare conformi alla fine del periodo transitorio dell'Accordo 2025:

• Mappare i corsi erogati negli ultimi 12 mesi e verificare se le verifiche finali rispettano i nuovi parametri (30 dom/10 dom/70% per scritto, verbalizzazione per orale).
• Costruire una banca domande aggiornata per ogni corso ricorrente del proprio portafoglio, con copertura per area di competenza e per livelli di Bloom.
• Programmare le campagne di follow-up a 6 mesi sui corsi erogati negli ultimi mesi del 2025 e del primo trimestre 2026.
• Verificare la completezza del fascicolo decennale per ogni lavoratore dei propri clienti, in particolare per i corsi erogati prima dell'Accordo 2025 ma con attestato ancora valido.
• Discutere con i clienti della responsabilità della verifica di efficacia (è del datore di lavoro, non del consulente, ma il consulente la organizza).
• Aggiornare la propria offerta commerciale per includere il pacchetto follow-up come parte integrante della fornitura formativa, non come servizio aggiuntivo opzionale.

Saperia copre tutti questi punti nativamente. Per una dimostrazione operativa su un corso reale del proprio portafoglio, una chiamata di 15 minuti senza registrazione.

Riferimenti normativi

• D.Lgs. 81/2008, Testo Unico in materia di tutela della salute e della sicurezza nei luoghi di lavoro (art. 32 RSPP, art. 37 formazione).
• Decreto Ministeriale 6 marzo 2013, criteri di qualificazione del formatore in materia di salute e sicurezza sul lavoro.
• Accordo Stato-Regioni del 17 aprile 2025 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale il 24 maggio 2025).
• D.L. 159/2025 in materia di sicurezza sul lavoro.
• Circolare INL n. 1 del 23 febbraio 2026 sulla programmazione dei controlli ispettivi 2026.
• ISO 45001:2018, Occupational Health and Safety Management Systems.

Per il quadro completo dell'Accordo 2025 vedi la guida principale ASR 2025. Per la metodologia della verifica di efficacia con modelli Kirkpatrick/Kaufman, la guida verifica efficacia formativa.